home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ EnigmA Amiga Run 1997 April / EnigmA AMIGA RUN 17 (1997)(G.R. Edizioni)(IT)[!][issue 1997-04][EAR-CD].iso / EARCD / text / dtp / LabelMerge.lha / LabelMerge.readme < prev    next >
Text File  |  1996-12-06  |  10KB  |  232 lines
  1. /**************************************************************************/
  2. /*                                                                        */
  3. /*                           LabelMerge v1.01                             */
  4. /*                                                                        */
  5. /*                                                                        */
  6. /*                    Copyright ©1996 by Dick Whiting                     */
  7. /*                                                                        */
  8. /*========================================================================*/
  9. /*                                                                        */
  10. /*                                                                        */
  11. /* Report bugs, comments, etc. to:                                        */
  12. /*                                                                        */
  13. /*                   Dick Whiting <dwhiting@europa.com>                   */
  14. /*                                                                        */
  15. /*                          06 December 1996                              */
  16. /*                                                                        */
  17. /*========================================================================*/
  18. /* Standard Disclaimer: I wrote it, it works for me, I don't guarantee    */
  19. /* that it will do anything productive for anyone else, etc. etc. ;-)     */
  20. /*                                                                        */
  21. /* HOWEVER, if you do find a use for it, my kids would REALLY love a      */
  22. /* postcard from where ever you live. Thanks. I really do hope this helps */
  23. /* you to continue using and enjoying your Amiga and PageStream.          */
  24. /*                                                                        */
  25. /* POSTCARDS:    Dick Whiting                                             */
  26. /*               28590 S. Beavercreek Rd.                                 */
  27. /*               Mulino, Oregon 97042                                     */
  28. /*               USA                                                      */
  29. /*                                                                        */
  30. /**************************************************************************/
  31.  
  32. BASICS: 
  33.  
  34. This program allows you to use a PageStream template file and a 
  35. data file to create 'mail merged' address labels, disk labels, etc. 
  36.  
  37.  
  38. FILES INCLUDED IN THIS ARCHIVE:
  39.  
  40. LabelMerge.rexx   - the program
  41. LabelMerge.prefs  - the default preferences file
  42. LabelMerge.readme - this file;)
  43. LMtest.pgs        - an example PageStream template
  44. LMtest.data       - an example data file 
  45.  
  46. REQUIREMENTS: 
  47.  
  48. A PageStream template file with all label areas bounded by
  49. margin guides, page guides, and/or column guides. Create just 1 page this
  50. way and then create a single (assuming there is only one type of label on
  51. each page) text frame. The automatic mode of this program expects this 
  52. frame to be the TOP UPPER LEFT one. Within the text frame type any text
  53. that you desire and specify data to be replaced by a variable name within
  54. a pair of indicators. The program is set up to handle < >, « », [ ], { }
  55. as indicators. The « » pair can be produced using Alt-9 and Alt-0.
  56. When you are satisifed with the template, save it somewhere for later use. 
  57. If you haven't tried the 'Open Template' script, now would be a good time.
  58. You can, of course, create your own. 
  59.  
  60. A Data file provides the information that is used to replace the variables
  61. withing the template. The data file's first record must list the variable
  62. names to use and be separated by a delimiter. The program has options for
  63. using COMMA, TAB, and SEMI-COLON as delimiters.
  64.  
  65. The first record (with COMMA delimiter) might look like this:
  66.  
  67. name,addr,city,state,zip
  68.  
  69. with TAB as the delimiter:
  70.  
  71. name    addr    city    state    zip
  72.  
  73.  
  74. The remaining records specify the replacement data for each label. The
  75. fields must be in the same order as the variables in the header and
  76. separated by the SAME delimiter. Each record will be used for ONE label in
  77. the template.
  78.  
  79. Example (using COMMA and the variables in the example header):
  80.  
  81. Dick Whiting,28590 S. Beavercreek Rd.,Mulino,OR,97042
  82.  
  83.  
  84. INSTALLATION:
  85.  
  86. Copy LabelMerge.rexx to PageStream3:Scripts/LabelMerge.rexx
  87. Copy LabelMerge.prefs to PageStream3:Scripts/LabelMerge.prefs
  88.  
  89. The prefs file can be moved elsewhere, but you will have to change the line
  90. in LabelMerge.rexx that points to it (line 54):
  91.  
  92.             prefsfile="PageStream3:scripts/LabelMerge.prefs"
  93.  
  94. Update the prefs file as you desire. You might want to 'play' with the
  95. program before you do this so that you know what you're changing.
  96.  
  97.  
  98. !! WARININGS !!
  99. !! WARININGS !!
  100.  
  101. 1). Make sure 'Automatic Text Frames' is turned OFF prior to running
  102.     this script. This option results in as many empty pages as there are
  103.     records in your data file;)
  104.  
  105.  
  106. SETUP REQUESTER OPTIONS:
  107.  
  108. The FIELD DELIMITER cycle gadget selects which field delimiter to look for
  109. in the data file. The options are COMMA, TAB, and SEMICOLON.
  110.  
  111. The VARIABLE FORMAT cycle gadget selects how to identify variables within
  112. the PageStream template file. The options are < >, « », [ ], and { }
  113.  
  114. When AUTOMATIC MODE is checked the program expects a SINGLE text frame size
  115. and that the model, with the text and variables, is the top left object on
  116. the page. 
  117.  
  118. When AUTOMATIC MODE is turned off you are prompted to select which frame is
  119. the model and may have more than one label size and model on a page.
  120.  
  121. When WATCH ME WORK is checked you see each text frame as it is created and
  122. each page as it is filled. With it turned off, only the first page is
  123. displayed. It APPEARS that all of the text frames are being overlayed onto
  124. the first page, but all is actually OK;) 
  125.  
  126.                      On my A4000/040: 
  127.         100 address labels in 129 seconds with WATCH ME WORK on 
  128.         100 address labels in 111 seconds with WATCH ME WORK off 
  129.  
  130. FUZZINESS controls how close a bounded area must be to be considered a
  131. target for a copy of the model text frame. The default is that if a bounded
  132. area is within 10% of the same width and within 10% of the same height, it
  133. was meant to be one of the labels. I did this because of inconsistency on
  134. some of the Avery templates I tried. You can make this looser or tighter by
  135. changing the value. 0 would require an EXACT match of size; .50 would be a
  136. ridiculous mismatch but is arbitrarilly the maximum value the program will
  137. accept.
  138.  
  139. The PAGESTREAM string gadget is used to enter the name of the template file
  140. to use. The ? mark calls up the standard requester. The default path for
  141. this is PageStream3:             
  142.  
  143. The DATA FILE string gadget operates the same way.
  144.  
  145. LABEL MERGE MESSAGES area displays error messages and prompts as necessary.
  146.  
  147. The OK button tells the program to proceed.
  148.  
  149. The CANCEL button tells the program to quit.
  150.  
  151. The HELP button displays a shortened version of this file.
  152.  
  153.  
  154. All of the cycle, check, and string gadgets may be modified in the prefs
  155. file. The only caveat is to make sure to place path and file names within
  156. quote marks when modifying this file.
  157.  
  158. After the labels are generated, you need to verify their appearance and then
  159. may print or save as you desire. If you are using a landscape form, remember
  160. to change to landscape printing using the Print Setup menu before printing.
  161.  
  162.  
  163. ACCIDENTAL FEATURES;)
  164.  
  165. If you create a model without ANY variables specified OR select the wrong
  166. delimiter OR place the WRONG variable names in the header record of the data
  167. file, you will end up creating as many labels as there are data records.
  168. These labels will ALL BE THE SAME as the model (a way of duplicating, though
  169. not real fast). 
  170.  
  171.  
  172. LIMITATIONS: 
  173.  
  174. The speed is not what I would consider suitable for MAJOR mailings, etc.
  175. You can probably use 1 label/second as a rough estimate of how long a job
  176. will take. This is very reasonable for a few hundred labels, but becomes a
  177. BATCH job to be done during dinner when the numbers are in the thousands.
  178.  
  179. The longest string Arexx can handle is 256 characters. This means that AFTER
  180. variable data replacement no LINE can exceed this maximum or characters will
  181. be lost. This is probably not a problem except for Postcards. You can handle
  182. these by making sure there is a line return every so often.
  183.  
  184. A line end is added to the last line of text in the model. This may result
  185. in the text block overflow symbol appearing. It is only the extra line end
  186. and should be ignored.
  187.  
  188. Some of the AveryLabel templates generated by 'Open Template' are NOT
  189. useable by this program. These are the ones that do not have a left margin
  190. specified and the (so far) one that has a page guide specified LOWER than
  191. the BOTTOM MARGIN. If you use these you can add or move the guides as
  192. necessary prior to saving. The ones I have found that have problems are:
  193.  
  194. Form                     Problem
  195. ---------------------    ------------------------------------
  196. 41256 Organizer Pages    no left margin
  197. 41537 Organizer Pages    no left margin
  198. 7674 Video Spines        page guide lower than bottom margin
  199.  
  200.  
  201. EMERGENCY:
  202.  
  203. If something does go wrong you can PROBABLY stop this script by:
  204.  
  205. 1) switch to WorkBench
  206. 2) open a CLI
  207. 3) type in 'HI' (without the quote marks)
  208. 4) it SHOULD stop within a few seconds.
  209.  
  210. The Arexx interface seems to have some situations under which PageStream
  211. goes into a TIGHT CPU loop. If this happens (and I hope it doesn't), you may
  212. have no option but to reboot. Make sure all disk I/O is done, close any
  213. applications that you can and then do it. I have tried to trap all of the
  214. conditions which trigger this, but YOU may find some new ones.
  215.  
  216.  
  217. BUGS:
  218.  
  219. 01Dec1996 - Make sure 'Automatic Text Frames' is turned OFF prior to running
  220. this script. (Thanks to: William F. Maddock). I will try to handle this
  221. within the script, but ONLY if I can return your settings to their original
  222. condition afterwards. Righ NOW, there doesn't appear to be a way to tell
  223. what YOUR preferences are from within the script. 
  224.  
  225. As of the date of uploading this program, I have stopped being able to break
  226. it. This does not mean it is bug free. If you find any, please email me so
  227. that I can correct it for others. Thanks.  
  228.  
  229.  
  230. Dick Whiting
  231. December 06, 1996
  232.